Abfertigung neu: Was bedeutet das, wenn ich jemanden anstelle?

Für wen du als Arbeitgeber Beiträge zahlen musst

Wenn du heute jemanden einstellst, musst du für jeden Mitarbeiter, mit dem du einen Arbeitsvertrag abschließt, in die Betriebliche Vorsorgekasse (BV), auch „Abfertigung neu“ genannt, einzahlen. Fällig werden BV-Beiträge für

• Dienstnehmer
• Lehrlinge
• freie Dienstnehmer
• geringfügig angestellte Mitarbeiter
• Ferialarbeiter

Pflichtpraktikanten mit einem Arbeitsverhältnis

Bei geringfügig Beschäftigten hast du die Wahl, ob du die Beträge monatlich oder einmal im Jahr abführen willst. Bei einer jährlichen Zahlung wird allerdings ein Zuschlag von 2,5% des BV-Beitrags fällig und du kannst auch nicht beliebig zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung wechseln.

Die Vorsorgekasse kannst du frei wählen

In kleinen Unternehmen (ohne Betriebsrat*) kannst du als Arbeitgeber/in die Vorsorgekasse frei wählen. Dazu stellst du bei der Vorsorgekasse einen Antrag. Du musst allerdings deine Arbeitnehmer innerhalb einer Woche schriftlich über deine Wahl in Kenntnis setzen.

Diese können dann binnen zweier Wochen schriftlich Einwände dagegen erheben. Hat nicht mindestens ein Drittel der Arbeitnehmer Einwände erhoben, gilt die vorgeschlagene Vorsorgekasse als ausgewählt.

TIPP: Achte bei der Wahl der BV-Kasse auf unterschiedliche Angebote: Nachhaltige, langfristige Veranlagung der Gelder, Verwaltungskosten und das angebotene Service.

Wenn du dich für eine BV-Kasse entschieden hast, schließe mit ihr einen Vertrag ab, in dem alle Bedingungen schriftlich angeführt sind und der dann für alle Mitarbeiter/innen des Unternehmens gilt. Du kannst nicht Verträge bei mehreren Vorsorgekassen abschließen. Es gilt der Grundsatz: eine Vorsorgekasse pro Unternehmen!

ACHTUNG: Wenn du dich nicht innerhalb von sechs Monaten für eine BV-Kasse entscheidest, wird dir vom Hauptverband der Sozialversicherungsträger automatisch eine zugewiesen.

Diese Dokumente benötigst du

Neben dem ausgefüllten Beitrittsvertrag benötigst du zusätzlich noch

• die Kopie eines Lichtbildausweises der unterschriftsberechtigen Person,
• bei einer Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH, KG) eine Kopie des Firmenbuchauszugs,
• das unterschriebene Formular „Wirtschaftlicher Eigentümer“, falls diese natürliche Person nicht im Firmenbuch ersichtlich ist.

Gib am am Vertrag für die Mitarbeitervorsorge die Beitragskontonummer der Österr. Gesundheitskasse an.

ACHTUNG: Wenn du nach Vertragsabschluss eine weitere Beitragskontonummer erhälst, meldest du diese schriftlich der Vorsorgekasse. Eine zusätzliche Beitragskontonummer erhälst du etwa, wenn du eine Filiale oder eine Außenstelle eröffnest, wo du ebenfalls Mitarbeiter beschäftigst.

Welche Daten du der Vorsorgekasse melden musst

Du musst der Vorsorgekasse die Daten deiner Dienstnehmer/innen nicht extra melden. Die Vorsorgekasse hat eine direkte Schnittstelle zum jeweiligen Sozialversicherungsträger, von dem sie auch alle Mitarbeiterdaten erhält.

Ab wann du Beiträge bezahlen musst

Grundsätzlich müssen im ersten Monat der Beschäftigung keine BV-Beiträge bezahlt werden, da dieser in der Regel ein Probemonat ist und Verwaltungskosten für Krankenkassen und Mitarbeitervorsorgekassen dadurch gering gehalten werden sollen. Dieser erste Monat, in dem keine BV-Beiträge fällig sind, ist ein so genannter „Naturalmonat“. Er dauert also nicht vom ersten bis letzten des Monats sondern vom Eintrittsdatum bis zum entsprechenden Datum des Folgemonats (Beispielsweise vom 3. März bis 2. April).

ACHTUNG: Wenn du eine Person innerhalb von 12 Monaten nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in deinem Unternehmen wieder einstellst, gilt bereits ab dem ersten Tag der neuerlichen Beschäftigung eine Betragspflicht.

Wie viel du bezahlen musst

Als Dienstgeber/in zahlst du für jede/n Arbeitnehmer/in laufend 1,53% des monatlichen Bruttoentgelts gemeinsam mit dem Sozialversicherungsbeitrag an die jeweilig zuständige Krankenversicherung.

Dabei wird das Entgelt inklusive der Sonderzahlungen zur Festlegung der Beiträge herangezogen. Außerdem gibt es weder eine Geringfügigkeitsgrenze noch eine Höchstbeitragsgrundlage. Es gelten immer 1,53% des Bruttoentgelts.

Die Krankenkassen überweisen die Beiträge dann an die Betriebliche Vorsorgekasse, die das Geld verwaltet und veranlagt und gegebenenfalls auszahlt.

Sonderzeiten und Abfertigungsbeiträge

Die BV-Beiträge sind auch fällig bei

• Präsenz-, Ausbildungs- oder Zivildienst,
• Mutterschutz,
• Krankenstand,
• Altersteilzeit,
• Teilpension.

Seit 1. Juli 2017 muss auch für Arbeitnehmer/innen in der Wiedereingliederungsteilzeit eingezahlt werden. Während einer Eltern- oder Bildungskarenz übernimmt der Familienlastenausgleichsfond (FLAF) die BV-Beiträge.

Abfertigungsanspruch und Kontostand

Wenn ein Dienstnehmer dein Unternehmen verlässt, bleibt der Anspruch auf Abfertigung gegenüber der Vorsorgekasse bestehen – unabhängig davon, wie das Dienstverhältnis beendet wurde. Wie und wann die Person letztendlich über ihr Guthaben verfügen kann, hängt allerdings von der Art der Beendigung ab (Selbstkündigung, Pensionsantritt, etc.).

Einmal jährlich werden Arbeitnehmer und Selbständige von der Vorsorgekasse über ihren Kontostand informiert. Optional bietet die Vorsorgekasse ein persönliches Online-Konto, über das sie jederzeit Einblick auf das veranlagte Geld nehmen können.

*Anmerkung: Wenn es einen Betriebsrat gibt, erfolgt die Auswahl der BV-Kasse durch eine Betriebsvereinbarung, die Arbeitgeber und Betriebsrat abschließen.

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