Digitale Buchhaltung: Warum es sich lohnt umzusteigen

Bis vor wenigen Jahren lief das so: Irgendwo eine Software bestellen. Dann mühsam am eigenen Rechner installieren. Wenn's nicht klappte, die große Unsicherheit: Liegt es am gekauften Programm? Am Computer? An einem selbst, weil man etwas falsch bedient oder konfiguriert? Jede spätere Änderung des Programms oder am Set-up des eigenen Computers war dann eine Zitterpartie: Geht noch alles? Habe ich noch alle Daten? Erreiche ich die Hotline? Probleme, die nichts mit der Buchhaltung selbst oder gar mit der eigenen Arbeit zu tun haben. Verlorene Zeit.

Vom Car-Sharing zur „Shared Buchhaltung“

So wie Online-Banking den Bankschalter fast abgelöst hat, löst Online-Buchhaltung heute Ihren Schreibtischrechner und dicke Buchhaltungsordner ab. Möglich wird das durch SaaS (Software as a Service), und das funktioniert so: In zentralen Rechenzentren stehen hochsichere Server, die alle Daten des Unternehmers privat und zugriffsicher speichern. Die Arbeit erfolgt über das Internet. Das ist nicht nur bequem, sondern hat auch viele Vorteile:

1. Niedrige Kosten

Weil sich viele Unternehmen einen Service teilen, sind die Kosten moderat. Ab 100 Euro im Jahr sind alle Themen erledigt: keine zeitraubende Anschaffung und Installation, kein technischer Betreuungsdienst, der zu dir fahren muss, keine Wartung. Dafür bekommst du automatische Aktualisierungen, automatische Archivierung und Backup deiner Daten.

2. Von jedem Gerät aus rund um die Uhr verfügbar

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Egal, von wo oder von welchem Gerät aus: Mit modernen Programmen kannst du zu jeder Zeit über deinen PC, deinen Laptop, dein Tablet oder Smartphone in deine Buchhaltung. Ebenso von jedem internetfähigen Gerät eines Partners, Freundes oder Hotels. Egal, welches Betriebssystem oder welchen Browser du verwendest. Zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten kommt dem oft turbulenten unternehmerischen Alltag entgegen.

3. Kein Zettelkram mehr

Der Ordner mit allen Belegen und allen Ausdrucken? Den kannst du natürlich weiterhin aufheben. Aber: du kannst die Belege auch elektronisch im System ablegen und danach wegwerfen. Das ist gesetzlich möglich. Auch bei Rechnungen hast du je nach Vorliebe die Wahl: du kannst sie elektronisch oder wie bisher am Papier versenden und empfangen.

Weiterlesen: Schritt für Schritt: Belege richtig ordnen und Geld sparen

4. Du erfüllst automatisch die gesetzlichen Anforderungen

Die neuen Systeme helfen dir dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen: du kannst damit Aufzeichnungen wie Wareneingangs- und Anlagenbuch nachweisen oder die verschiedenen Finanzamtsmeldungen erstellen. Außerdem speichert es deine Belege, so lange du willst: Finanzaufzeichnungen müssen ja laut Gesetz über sieben Jahre aufbewahrt werden und dürfen nachträglich nicht bearbeitbar sein (Radierverbot, keine Ablage als Tabellenkalkulationen wie MS-Excel, etc).

Weiterlesen: So stellst du Rechnungen richtig aus

5. Deine Daten sind sicher

Intuitiv mag der Rechner unter dem eigenen Schreibtisch oder der Server im schlecht gekühlten, staubigen Abstellkammerl sicherer wirken, als ein Hochsicherheits-Rechenzentrum – weil wir ihn sehen und angreifen können. Dabei ist das in Wahrheit das Problem: Backup gemacht? Neue Putzkraft richtig instruiert? Überschwemmung der Spülmaschine? Besonders feuchtfröhliches Firmenfest? Dein Lieblings-Techniker frisch verliebt oder auf Urlaub? Diese Abhängigkeiten muss man heute nicht mehr eingehen. Mann kann sie verteilen und reduzieren.

Österreichische Hersteller bieten hier viel Privatheit, Beschlagnahmefestigkeit, Garantien, dass auch die Betreiber selbst nicht hineinschauen können, umfassende und ausgereifte Sicherungs- und Sicherheitskonzepte, modernes Zugriffs-, Identifikations- und Berechtigungsmanagement. Und natürlich kannst du jederzeit eigene Sicherheitskopien downloaden.

Weiterlesen: Neun Musts für den sicheren Umgang mit Cloud-Speichern

6. Dein Team arbeitet mit

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Dank Smartphone-Applikationen können administrative Tätigkeiten vor Ort erledigt werden (z.B. Belegerfassung, Zeitaufzeichnung, Fahrtenbuch). Die Zusammenarbeit mit Beratern und Arbeitskollegen oder Mitarbeitern im gemeinsamen System ist möglich. Jedem Nutzer können unterschiedliche Rechte zugewiesen werden. So können etwa Mitarbeiter Rechnungen ausfertigen, ohne Geschäftszahlen einsehen zu können. Oder dein Berater bekommt Zugang zu Geschäftszahlen und Finanzamtsmeldungen ohne Einblick in weitere Details.

7. Du hast wichtige Kennzahlen immer aktuell zur Hand

Buchhaltungsprogramme leisten heute viel mehr, als bloß Zahlen zu speichern. Sie übernehmen Fakturierung, Kunden- und Lieferanten-Management oder zeigen tagesaktuelle Unternehmenszahlen. Damit liefern sie wertvolle Kennzahlen für Unternehmensplanung, Risikomanagement und Controlling.

Weiterlesen: Was Digitalisierung für Kleinunternehmen und Selbständige bedeutet

8. Dein Steuerberater kann mitschauen

Natürlich nur, wenn du ihn lässt. Steuerberater und Buchhalter begleiten kleine Unternehmen heute oft von der Firmengründung weg und leisten wertvolle kaufmännische und strategische Beratung. Wenn aber Aufzeichnungen zeitverzögert und lückenhaft durchgeführt werden, kann der beste Steuerberater nicht helfen. Systeme, die die Zusammenarbeit in Echtzeit zwischen Beratern und Klienten ermöglichen, können hier sehr hilfreich sein: Wenn du es erlaubst, kann der Steuerberater jederzeit die Zahlen ansehen und anrufen, wenn es aus seiner Erfahrung notwendig scheint.

Weiterlesen: So findest du die Steuerberatung, die zu dir passt

... und übrigens:

Gründe für eine Insolvenz sind selten die schlechte Auftragslage oder Forderungsausfälle, sondern in drei von vier Fällen mangelnder kaufmännischer Weit- und Überblick. Eine nicht rechtzeitig berücksichtigte Steuer- oder SVS-Nachbemessung kann zum falschen Zeitpunkt existenzbedrohend sein. Es geht daher nicht „nur um Buchhaltung“. Gute, einfache Programme und rasche Buchung sind Leuchttürme im Sturm des laufenden Geschäftes und helfen, die betriebswirtschaftliche Kontrolle nicht zu verlieren.

Was eine Online-Buchhaltung können muss

Moderne Online Buchungssysteme

• erfassen alle Belege,
• berücksichtigen dabei automatsch die jeweils gültigen Richtlinien der Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung sowie der doppelten Buchführung,
• liefern alle wichtigen Auswertungen,
• verfassen Finanzamtsmeldungen (Umsatzsteuer, Steuerausgleich),
• unterstützen dich bei der Rechnungslegung und Reisekostenabrechnung.
• fungieren als integrierte Registrierkassa,
• legen Dokumente geschäftsfallbezogen ab,
• integrieren deine Kontoauszüge,
• nehmen dir das Fahrtenbuchschreiben ab,
• benötigen keinen Programm-Download, weil sie browserbasiert arbeiten.

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