Besser schreiben: 20 Tipps für erfolgreiche E-Mails

Sehr geehrte ... Hä?

Sitzt du auch manchmal vor einer E-Mail und fragst dich, was der Sender wohl damit sagen möchte? 

Du liest noch einmal drüber. Das kann jetzt entweder bedeuten, er nimmt den Auftrag an, oder er ist unzufrieden. Nicht zu erraten. 

Jetzt stellst du dir vor, du bist der Sender. Das ist deine E-Mail, die der Empfänger nur mit Fragezeichen liest. Manche fragen nach, andere antworten einfach nicht. Und du wartest heute noch auf den Auftrag. Gerade bei Ein-Personen-Unternehmen kann ein nicht erhaltener Auftrag schwer wiegen. 

Verständnis erzeugen

Einen Auftrag wegen einer schlecht geschrieben E-Mail nicht zu erhalten ist bitter. Dabei geht es ganz einfach. Man muss nur nachdenken, bevor man schreibt. Und ein paar Tipps befolgen.

1. Achte auf den Datenschutz. Du darfst nicht einfach massenweise E-Mails aussenden, ohne ein Einverständnis zu haben. Du könntest Pech haben und auf jemanden stoßen, der dich anzeigt. 

2. Nimm dir genug Zeit zu überlegen, was du überhaupt schreiben willst. Bring deine Gedanken auf den Punkt. Kurze Sätze.

3. Lies den Text durch. Verstehst du, was da steht? Musst du nachlesen? Dann gleich löschen und noch einmal.

4. Der Betreff muss aussagekräftig sein. Der Empfänger weiß dadurch sofort, worum es geht. Und kann die E-Mail in seinem Postfach schneller wiederfinden.

Das geht gar nicht :-(

5. Die Anrede sollte höflich sein. Vor allem bei Neu-Kontakten, Geschäftsführern und wenn du jemanden nicht gut kennst. Liebe Frau Mag. Soundso oder Sehr geehrter Herr X. Nicht Hallo. Und schon gar nicht: keine Anrede.

6. Experimentiere nicht mit Farben und Schriften. Das lenkt vom eigentlichen Inhalt ab. Außer du führst deinen E-Mail-Auftritt als Markenzeichen ein. Dann sollte das Erscheinungsbild immer gleich sein, erkennbar, das es von dir kommt. 

7. Auch wenn mittlerweile überall ein gelber Zwinker-Kopf eingebaut ist. Spare dir die Emojis, Cliparts und dergleichen in Geschäftsmails. Vermittle die Emotion lieber in Wörtern. Wenn das Gefühl nicht rüberkommt, hast du dich im Ton vergriffen. Zurück zum Start.

8. Verzichte auf unnötige Ausrufezeichen, du schreist ja auch sonst niemanden an!!!

Bidde kaine Rechschraibfella

9. Eine E-Mail sollte kurz, präzise und vor allem verständlich sein. Es muss noch nicht das ganze Projekt erklärt werden. Sieh sie als Türöffner.

10. Bei Rechtschreibung und Grammatik solltest du dich nicht auf Computerprogramme verlassen. Wenn du unsicher bist, wie man ein Wort schreibt oder einen Beistrich setzt, schau sicherheitshalber im Internet nach. Fehler sind peinlich.

11. Die Grußformel, also so etwas wie „mit freundlichen Grüßen”, gehört nicht in die Signatur. Das ist unpersönlich und wirkt, als wärst du faul.

12. Schickst du eine E-Mail an jemanden, der nicht zum Unternehmen gehört, sollte die Vertraulichkeitsklausel unten in der Signatur stehen. Die musst du nicht selbst verfassen, schau im Internet auf der WKO-Seite nach oder frage deinen Rechtsberater.  

Keine Flut von Anhängen

13. Wähle ein ansprechendes Format für die Signatur. Packe nur die wichtigsten Informationen hinein. Füge dein Logo ein, wenn du eines hast.

14. Kontrolliere die Adresszeile. Irrläufer haben schon Skandale ausgelöst. Im geringsten Fall sind sie ultrapeinlich.

15. Anhänge sollten nicht zu groß sein. Aus mehreren Dateien mach eine komprimierte zip-Datei. Oder schick einen Link mit WeTransfer. 

16. Ganz wichtig: Bevor du auf Senden klicken, lies jede Zeile noch einmal durch. Rückwärts gelesen fallen noch mehr Fehler ins Auge.

Schnell antworten

17. Antworte umgehend beim Erhalt einer E-Mail. Einerseits aus Respekt. Andererseits vergisst du sonst darauf. Oder schaff dir ein eigenes Feedback-System.

18. Nutzt du Cloud-Systeme? Dropbox, Google Docs oder OneDrive ersparen dir unnötigen E-Mail-Verkehr bei einem größeren Projekt. Dort können mehrere Personen gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, sie teilen und zuteilen.

19. Bevor du auf Urlaub fahren, richten Sie die Out-of-Office-Funktion ein. Dann werden eingehende Nachrichten automatisch beantwortet, und niemand wartet auf Antwort.

20. Bei wichtigen Informationen und Anliegen ist es besser, jemanden anzurufen. E-Mails können übersehen oder versehentlich gelöscht werden.

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Bonus-Tipp unter Freunden 

Schreibe „du“ nicht groß, das macht man nur in einem Brief. Die direkte Anrede dagegen, das „Sie", schreibt man groß. Also: Ich wünsche dir einen schönen Tag. Und: Ich wünsche Ihnen das auch.

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