Effizienter arbeiten: Fünf Zeitmanagement-Tipps für Selbständige

1. Erledige das Dringendste zuerst

Für ein gutes Zeitmanagement ist es notwendig, dass du die anstehenden Aufgaben zunächst priorisierst. Unterscheide zwischen wichtig und dringend:

• Welche Projekte müssen zeitnah abgeschlossen werden?
• Gibt es Arbeiten, die in den nächsten Tagen beendet sein müssen, weil Fristen verstreichen?

Erstell vor dem Hintergrund dieser Überlegungen eine Prioritätenliste, die du entsprechend der von dir festgelegten Reihenfolge Punkt für Punkt abarbeitest.

2. Setz dir Deadlines

Aufgaben, bei denen die Deadline nicht schon durch den Kunden vorgegeben ist, werden gerne immer wieder verschoben. Besonders ungeliebte Tätigkeiten werden so zu unendlichen Geschichten: du schiebst sie auf, schließt sie nicht ab – und hast sie dennoch immer im Hinterkopf. So fällt es dir schwer, dich auf andere Projekte zu konzentrieren. Leg daher für dich selbst fest, wann du mit den einzelnen Aufgaben fertig sein willst.

Wichtig ist es dabei, realistisch zu planen. Ist eine Deadline zu kurzfristig gesetzt, gerätst du unnötig unter Druck.

3. Setz dir zeitliche Limits

Du hältst dich schon seit mehreren Stunden mit einer Aufgabe auf und ein Ende ist noch nicht in Sicht? Du findest keinen rechten Anfang und drehst dich im Kreis? Um nicht zu viel Zeit in eine Aufgabe zu investieren, ohne tatsächlich zu einem guten Abschluss zu kommen, solltest du dir zeitliche Limits setzen. Planst du für eine Aufgabe beispielsweise eine Stunde ein, stellst aber fest, dass du nicht produktiv und in der Sache festgefahren bist, geh zu einem anderen Tagesordnungspunkt über.  Leg die nicht abgeschlossene Aufgabe auf Wiedervorlage und widme dich ihr zu einem späteren Zeitpunkt.

4. Gib Aufgaben ab

Nicht alles, was ein Selbstständiger in seinem beruflichen Alltag erledigen muss, fällt jedem Unternehmer leicht. Stellst du fest, dass dir bestimmte Dinge besonders schwerfallen oder dass sie eines großen Aufwands bedürfen, lagere diese Tätigkeiten nach Möglichkeit aus. Die Pflege deiner Website, die Buchhaltung oder andere Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen, können gut durch externe Dienstleister umgesetzt werden. Beschäftigst du Mitarbeiter, scheu dich nicht davor, Aufgaben an diese zu delegieren.

Wer glaubt, alles selbst machen zu müssen, gerät schnell ins Straucheln und hat zu wenig Zeit für die Dinge, die tatsächlich von ihm selbst erledigt werden müssen.

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5. Arbeiten ohne Ablenkung

Gutes Zeitmanagement gelingt nur, wenn du dich voll und ganz auf die zu erledigenden Arbeiten konzentrierst. Zu viel Ablenkung sorgt dafür, dass du langsamer und unkonzentrierter arbeitest und daher Fehler machst. Du wirst in deiner Aufmerksamkeit von jeder Ablenkung gestört – nach jeder gelesenen WhatsApp-Nachricht, jedem E-Mail musst du dich neu in das Thema hineindenken. Schalt dein Handy oder deinen Rechner daher auf lautlos, sodass dich das Benachrichtigungssignal für eingegangene Nachrichten nicht unterbrechen kann.

Um dennoch zeitnah auf wichtige Nachrichten reagieren zu können, plan feste Zeiten ein, in denen du deine E-Mails checkst.

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