Die E-Mails in der Inbox zu durchforsten raubt viel wertvolle Arbeitszeit: Da mischen sich E-Mails von Kollegen und Kolleginnen, Vertriebskontakte, Werbemails und sonstige Infomails aus dem Team. Geht das denn nicht besser?
Ja! Es gibt jede Menge Kooperationstools, die die Kommunikation im Team wesetlich vereinfachen und deine Inbox entlasten. Idealerweise ist deine E-Mail-Inbox nur noch Empfänger für extern einlangende Informationen. Folgende Informationen sollten anders als per E-Mail übermittelt werden:
Projekt-Kommunikation
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Wenn es um Meinungsaustausch, Arbeitsaufteilung oder Entscheidungsfindung innerhalb eines Teams geht, sind Firmenchats wie etwa Slack sinnvoll. Slack ermöglicht, verschiedene projektbezogene Chats anzulegen und Gesprächsteilnehmer einzuladen. Der Vorteil: Alle Kommentare zu einem Projekt sind chronologisch geordnet und mittels detaillierter Suchkriterien schnell abrufbar. Nachrichten lassen sich wie in einem Forum mit einem einfachen Kommentar beantworten. So bleibt innerhalb eines Chats alles thematisch sortiert. Nicht erhaltene oder verlorene Emails gehören damit der Vergangenheit an, genauso wie zu vergessen, jemanden in CC zu nehmen. Slack läuft über eine Desktop-App oder einen Browser.
Dateien in verschiedenen Versionen
Version1, Endversion, Endversion2, ... kennen wir wohl alle. Mach dem ein Ende! Mit Cloud-Lösungen wie Google Drive oder Dropbox arbeiten all deinen Mitarbeiter immer an der selben Datei. Dank Kommentarfunktion und „Vorschlagsmodus“ bleiben alle Änderungen nachverfolgbar. Ältere Versionen bleiben gespeichert, so kann ein Dokument, wenn nötig, jederzeit auf einen früheren Stand zurückgesetzt werden.
Design-Dateien (wie Logos, Banner oder Layouts) lassen sich hervorragend auf Adobe-Cloud, Figma oder Invision gemeinsam bearbeiten. Hier kannst du einfach Änderungen vornehmen oder Kommentare einfügen und musst nicht per E-Mail in Worte fassen, was wo um wieviel Pixel verschoben werden soll.
Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
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Ob der Kollege eine Aufgabe schon umgesetzt hat – oder sie noch in Arbeit ist? Es bräuchte viele E-Mails, um den aktuellen Stand einer Projektphase abzurufen. Mit einem Projektmanagement-Tool wie Asana, Airtable oder Monday lassen sich Aufgaben und Verantwortlichkeiten gut strukturieren. Du trägst einfach die Aufgaben und die dafür verantwortliche Person ein. Sobald das verantwortliche Teammitglied die Aufgabe erledigt hat, markiert es sie entsprechend. Kollegen können so jederzeit den aktuellen Stand eines Projektes abrufen.
Terminisierungen
Unternehmenserfolge hängen nicht zuletzt von der Verlässlichkeit ab. Wie bleibst du verlässlich? Indem du Deadlines im Auge behältst und dein Produkt oder deine Dienstleistung rechtzeitig beim Kunden ablieferst. Besser, als E-Mails zu markieren und dann zu hoffen, sie rechtzeitig wiederzufinden ist es, Deadlines mit professionellen Tools wie Wrike oder Pagico zu verwalten. Dort finden alle Teammitglieder immer eine übersichtliche Visualisierung eines Projektes.
Prüfe deinen Bedarf
Lege dir ein leeres Blatt und einen Stift neben den Computer und schreib es jedes Mal auf, wenn du E-Mails als redundant empfindest oder wenn du zu einem Thema zu viele E-Mails bekommst. Auf dieser Basis kannst du dann nach den richtigen Alternativen suchen.
Unterscheide zwischen Projektmanagement, Zusammenarbeit an Kreativaufgaben, allgemeinen Informationsflüssen zwischen deinen Kunden und dir und anderen Themenbereichen.
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TIPP: Du musst dich nicht gleich für ein Tool entscheiden. Um zu prüfen, ob dir ein Tool liegt, probiere die Testversion aus. Wenn eine Lösung gut passt, wird es dich so nachdrücklich überzeugen, dass du es gar nicht mehr missen willst!
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damit wir dein Konto freischalten.
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