Fünf unverzichtbare Regeln für deine geschäftlichen Mails

Achte auf die richtige Form

E-Mails sind lockerer und weniger förmlich als beispielsweise Briefe. Eine nette Grußformel zu Beginn und eine freundliche Verabschiedung sollten trotzdem nicht fehlen. Im Alltag würdest du ja auch nicht auf die Idee kommen, einen anderen Menschen grußlos anzusprechen, um ihm unmittelbar dein Anliegen mitzuteilen. Die Signatur am Ende der Mail sollte auf keinen Fall fehlen und Ihre Funktion ebenso wie Name und Geschäftsform der Firma sowie deine Kontaktdaten enthalten. Denn damit kann der Empfänger dich bei Bedarf auch telefonisch im Handumdrehen erreichen.

Nenne den Grund deines Anliegens

Im Durchschnitt empfängt jeder deutsche Büroangestellte 180 E-Mails pro Tag. Der Betreffzeile kommt dabei eine wesentliche Bedeutung zu. Denn sie hilft dem Empfänger – wie es der Name schon sagt – den Kontext deiner E-Mail auf einen Blick zu erfassen. Das spart Zeit und erleichtert die Arbeit. Denn auch später lässt sich die Mail über die Suchfunktion so mühelos wieder finden. Formuliere deshalb die Betreffzeile so aussagekräftig wie möglich.

Vermeide Tippfehler

Die elektronische Post hat einen großen Vorteil gegenüber dem herkömmlichen Brief: Sie funktioniert unkompliziert und vor allem schnell. Trotzdem solltest du dir beim Schreiben ausreichend Zeit lassen und Rechtschreib- und Grammatik-Regeln einhalten. Das wirkt nicht nur professioneller, sondern hilft dem Empfänger den Inhalt der E-Mail schnell zu erfassen. Lies deshalb jede Mail vor dem Absenden lieber nochmal gründlich durch. Übrigens: Alle Mailprogramme verfügen über ein Programm zur automatischen Rechtschreibprüfung. Warum es also nicht nutzen?

Formuliere knapp und verständlich

In punkto Verständlichkeit ist es ebenso wichtig, E-Mails kurz und auf den Punkt zu formulieren – gelingt das nicht, kommt der Ping-Pong-Effekt ins Spiel. Dann führen Rückfragen zu neuen Fragen, am Ende kämpfen alle mit einer E-Mail-Flut. Bei komplexeren Themen ist deshalb ein persönliches Gespräch – ob am Telefon oder direkt – oft besser geeignet.

%MEDIUM-RECTANGLES%

Wähle den Verteiler sorgfältig

Und noch etwas zeichnet die elektronische Korrespondenz aus. Du kannst Nachrichten gleichzeitig an einen großen Verteiler, also an beliebig viele Empfänger, verschicken. Das macht aber nur Sinn, wenn der Inhalt auch wirklich für alle Adressaten von Bedeutung ist. Andernfalls werden E-Mails schnell zum Effizienzkiller, die dem Postfach Speicherplatz und den Empängern Zeit rauben.

Weiterlesen: Wie Sie die Informationsflut in Ihere Mailbox in den Griff bekommen

Weiterlesen: Handy im Business: die dos and dont's

Weiterlesen: Geschäftsessen-Knigge: Die dos and dont's

Weiterlesen: Reden halten – die 7 wichtigsten dos and dont's