Ohne E-Mails, SMS oder Whatsapp ist der Arbeitsalltag heute kaum noch vorstellbar. Mit der schnellen Übermittlung von Nachrichten, Aufträgen und Bestellungen ließe sich theoretisch viel Zeit sparen. Praktisch „vertrödeln“ die meisten jedoch mehrere Stunden in der Woche, weil eine wahre Mail-Flut über sie hinweg schwappt. Diese vier Tipps helfen dir, den täglichen Kampf gegen die digitale Post-Schwemme zu gewinnen.
1. Schau einfach seltener ins Postfach
Das Wichtigste ist dein Kerngeschäft. Lass dir die Zeit dafür nicht von der täglichen Nachrichtenflut rauben. Jeder Blick in den Mail-Account reißt dich aus deiner Konzentration und verhindert, dass du zügig vorankommst. Und wetten, dass nicht einmal die Hälfte aller elektronischen Mitteilungen wichtig für deine wesentlichen Tätigkeiten ist?
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Wer nicht bei jedem „Pling-“ oder Blinksignal sein Mail-Konto öffnet, sondern nur alle zwei bis drei Stunden, hat schon viel gewonnen. Manche Experten behaupten sogar, es reiche aus, nur zweimal am Tag nach der Post zu sehen. Mit dem Hinweis, früher hättest du ja auch nicht den ganzen Tag auf den Briefträger gelauert.
Wenn du der Neugier nicht widerstehen kannst, schalte die Mail-Signale besser aus. Auch Empfangs- und Lesebestätigungen solltest du außer Betrieb setzen. In den allermeisten Fällen sind sie überflüssig.
2. Reduziere die Anzahl deiner Nachrichten
Auch die Anzahl der eingehenden Online-Nachrichten solltest du reduzieren. Wichtig ist dazu natürlich ein funktionierender Spam-Filter, der den Nachrichtenmüll direkt aussortiert. Zwar verirrt sich ab und zu noch einmal eine wichtige Mitteilung in den E-Papierkorb, aber es reicht in der Regel, einmal am Tag hier nachzuschauen. Am besten, bevor du den Arbeitstag beendest.
Definiere außerdem Schlüsselwörter und Personen, von denen du gar nichts wissen willst und aktiviere die Funktion „automatisch löschen“.
Es empfiehlt sich, auch die Verteiler, die dich täglich – über was auch immer – informieren, auf ein Minimum zu beschränken. Lass deine Mailadresse aus allen Newslettern streichen, die du nicht unbedingt benötigst. Wenn du noch unschlüssig bist, ob du bestimmte Nachrichten gebrauchen kannst, richte dafür einen eigenen Ordner ein. Schaffst du es in absehbarer Zeit nicht, dir diesen Ordner näher anzusehen, solltest du dich davon trennen.
3. CC-Funktion sparsam einsetzen
Falls du Mitarbeiter hast: Stell gleich Regeln für den Umgang mit der CC-Funktion auf. Denn jede dieser Nachrichten, über die du und andere in Kopie gesetzt werden, zieht mehrere Antworten nach sich, die wiederum geschrieben und gelesen werden müssen. Das kostet unnötig Zeit und Arbeitskraft – und geschafft ist noch nichts.
Musst du immer über jede Kleinigkeit informiert werden? Wenn nein, delegiere bestimmte Aufgaben und vertraue auf die Kompetenz deiner Mitarbeiter. Damit du trotzdem im Zweifel informiert bist, sollten die Mitarbeiter jedes Projekt/jeden Auftrag nachvollziehbar dokumentieren, beispielsweise, indem sie alle Absprachen in eine Datei packen und diese kurz kommentieren.
4. Ungelesenes liegenlassen oder archivieren
Ist es sinnvoller, noch ungelesene Nachrichten im Postfach liegen zu lassen oder sie in Ordner zu sortieren? Darüber sind sich die Experten uneins. Es ist wohl eine Geschmackssache. Denn auch das Einsortieren kostet Zeit und erfordert ein ausgeklügeltes Ordnungssystem. Die meisten Mail-Anbieter haben ohnehin eine Suchfunktion, mit der sich Absender, Adressaten und Betreffs gut finden lassen. Damit du trotzdem nicht den Überblick verlierst, solltest du aber alles, was schon länger als vier Wochen im „Postkasten“ schmort, entweder richtig archivieren oder noch besser: löschen.
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damit wir dein Konto freischalten.
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