Wenn Sie z.B. Zulieferer für die Lebens- und Futtermittelindustrie, die Automobil- bzw. Luftfahrtzulieferindustrie sind, haben Sie gar keine Wahl: Diese Märkte müssen sich auf perfekte Qualität verlassen können, nicht zertifizierte Unternehmen haben meistens gar keine Chance auf Aufträge.
Aber auch, wenn Sie als Kleinunternehmen bisher noch nie mit der Forderung Ihrer Kunden nach einer Zertifizierung konfrontiert waren, kann es für Sie sinnvoll sein, sich mit Qualitätspolitik und Qualitätszielen (Auszüge aus Anforderungen der ISO 9001) auseinanderzusetzen. Eventuell entscheiden Sie sich, Regeln aufzustellen, damit diese Ziele erreicht werden: Sie haben dann ein Management-System eingeführt.
Was bringt ein Management-System?
Managementsysteme ?
- regeln die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und aller relevanten Ressourcen;
- verbinden Prozesse und Methoden, um Ziele zu formulieren, entsprechende Maßnahmen zu setzen und Ergebnisse sicherzustellen;
- sorgen für eine Bündelung des Wissens und erzeugen einen Mehrwert durch gezielte Schulungen und Qualifikationen;
- liefern einen Beitrag zur Erkennung und Beseitigung von Risiken und zeigen Chancen und Potentiale auf;
- erhöhen die Effizienz von Prozessen, beseitigen Schwachstellen und verbessern kontinuierlich die Abläufe im Unternehmen.
Weitere Vorteile von Managementsystemen sind mehr Transparenz und die rechtliche Absicherung durch klare Vorgaben und nachvollziehbare Aufzeichnungen.
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Wann ist eine Zertifizierung für Kleinbetriebe sinnvoll?
Das hängt von den langfristigen Zielen ab. Möchten Sie wachsen, Ihren Betrieb vergrößern und neue Märkte erschließen, ist diese Frage auf alle Fälle zu bejahen. Je komplexer und größer ein Unternehmen wird, desto mehr bedarf es klarer und transparenter Regeln, die auch neuen Mitarbeitern das Einarbeiten und die korrekte Ausführung der Tätigkeiten erleichtern.
Ein Zertifikat einer akkreditierten Stelle ist nicht nur eine vertrauensbildende Maßnahme für Kunden und Behörden sondern auch für potentielle neue Mitarbeiter. Sie signalisieren damit die Erfüllung von Kundenanforderungen, aber auch von Erwartungen anderer (interessierter) Parteien wie Eigentümern, Mitarbeitern, Behörden.
Prinzipiell kann sich jedes Unternehmen aus jeder Branche mit Qualitätsmanagement befassen, erfahrungsgemäß finden sich jedoch vor allem Produktions- und Dienstleistungsbetriebe unter den zertifizierten Unternehmen. Bei Berufsgruppen wie beispielsweise Rechtsanwälten oder Friseuren sind Zertifizierungen eher selten.
Welche Voraussetzungen müssen für eine Zertifizierung gegeben sein?
Eine gewisse Kenntnis der Inhalte der ISO 9001 ist notwendig, um diese Anforderungen im Betrieb umzusetzen. Wichtig ist, bei der Umsetzung auf Praxistauglichkeit und Machbarkeit zu achten, komplizierte Regelungen sollten vermieden werden.
Früher verlangte die Norm genaue Verfahrensbeschreibungen. Mit der Revision ISO 9001:2015 sind diese weitestgehend weggefallen. An Ihre Stelle sind sogenannte „dokumentierte Informationen“ getreten. Ein Beispiel: Wo früher in der Beschaffung eine Verfahrensanweisung schriftlich festgelegt werden musste, reicht heute der Hinweis auf ein bestehendes EDV-Programm, in dem der ganze Prozess ohnehin abgebildet ist.
Was umfasst eine Zertifizierung?
Eine erstmalige Zertifizierung wird in zwei Etappen durchgeführt:
- Zunächst wird im Rahmen einer Bereitschaftsanalyse geklärt, ob die entsprechenden Forderungen bereits im Managementsystem des Unternehmens enthalten sind. Es wird zum Beispiel überprüft, ob ein internes Audit durchgeführt wurde bzw. ob ein Management Review (Managementbewertung) vorhanden ist.
- Im zweiten Schritt werden dann die Prozesse des Unternehmens im Detail auditiert. Man befragt die einzelnen Mitarbeiter in den Abteilungen nach ihren konkreten Aufgaben und Verantwortungen und wie sie einzelne Prozesse bearbeiten, man nimmt Einsicht in diverse Aufzeichnungen und bewertet die Einhaltung der vom Unternehmen vorgegebenen Kriterien und den Forderungen der Norm.
Bei einem positiven Audit empfehlen die Auditoren das Unternehmen für die Zertifizierung. Die von den Auditoren erstellten Auditdokumente dienen der Zertifizierungsstelle dann für die eigentliche Zertifizierung und Ausstellung des Zertifikates. Die Gültigkeit der Zertifizierung wird mittels jährlicher Überwachungsaudits aufrechterhalten. Nach drei Jahren erfolgt eine Re-Zertifizierung mit einem etwas geringeren Aufwand als bei der Erstzertifizierung.
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Welche Vorbereitungen müssen getroffen werden?
Sobald Sie sich für eine Zertifizierung entschieden und ihr Management-System umgesetzt haben, ist vorbereitend ein vollständiges Systemaudit und eine Bewertung des Managementsystems notwendig.
Welche regelmäßigen Aufgaben entstehen mit einer Zertifizierung?
Jährlich muss ein internes Audit durchgeführt und das Managementsystem bewertet werden. Dazu muss das Managementsystem gepflegt werden, das umfasst auch eine aktive Dokumentenlenkung, beispielsweise eine aktivere Kommunikation mit den Kunden bzw. Lieferanten.
Wie hoch ist der finanzielle und zeitliche Aufwand?
Bei einer reinen ISO 9001 Zertifizierung beträgt der finanzielle Aufwand ab 2.500 Euro für die Erstzertifizierung. Die jährlichen Überwachungsaudits starten bei 1.000 Euro, je nach Komplexität, Anzahl der Mitarbeiter und Standorte bewegt sich der finanzielle Aufwand gemäß den Akkreditierungsanforderungen nach oben. Wird ein externer Berater zum Aufbau des Systems herangezogen, müssen – je nach Beratungsunternehmen – Beträge zwischen 10.000 und 20.000 Euro kalkuliert werden.
Überfordert eine Zertifizierung kleine Unternehmen nicht?
Die neue ISO 9001:2015 verzichtet auf Forderungen nach einem Handbuch und genauen Verfahrensbeschreibungen und geht einen sehr pragmatischen Weg: Die in Betrieben ohnehin vorhandenen dokumentierten Informationen können als Nachweis dienen. Das kann ein Vertrag mit dem Kunden, ein EDV-Eintrag oder auch ein Videoclip sein. Dadurch tun sich gerade kleinere Betriebe bei der Einführung eines Managementsystems wesentlich leichter und können von den Vorteilen einer Zertifizierung profitieren.
Eine Bereicherung gerade für kleinere Betriebe sind auch die jährlich wiederkehrenden externen Audits – insbesondere dann, wenn diese von praxiserfahrenen Auditoren durchgeführt werden und der Focus nicht auf Dokumentation, sondern auf einer Verbesserung der Prozesse liegt.
Was lässt sich alles zertifizieren?
Gemäß dem letzten ISO Survey waren weltweit über 1,6 Mio Unternehmen nach einer ISO-Norm zertifiziert. Mit über einer Million Zertifikaten ist die ISO 9001 für Qualitätsmanagement die bekannteste Zertifizierungsnorm. Aber auch die Themen Umwelt, Energie, Arbeitssicherheit und Datensicherheit werden in manchen Branchen stärker gefordert.
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