Kunden im Ausland? So verhandelst du im internationalen Umfeld

Andere Kulturen, andere Sitten

Interkulturelle Kompetenz bedeutet nicht nur, eine Fremdsprache zu können, sondern Land und Leute zu verstehen. Denn Klischeevorstellungen schaffen Distanz, verhindern den offenen Umgang miteinander und erschweren Verhandlungen auf internationalem Niveau.

Grundvoraussetzung ist also, kulturelle Unterschiede zu erkennen und zu akzeptieren. Nur durch diese Bereitschaft kann eine Vertrauensbasis geschaffen werden. Deshalb ist es wichtig, die Mentalität der anderen Seite vor der ersten Kommunikation zu ergründen.

Ein paar Beispiele:

• In Japan steht Höflichkeit über allem. Ein Dauerlächeln bedeutet nicht Falschheit, sondern Rücksichtnahme – man möchte sein Gegenüber nicht mit eigenen Problemen belasten.
• In den USA ist Small-Talk wichtig, sehr persönliche Informationen gehören jedoch nicht in ein Geschäftsgespräch. Hier geht es nur um Business.
• In Deutschland kann einen Österreicher die direkte Art durchaus erschrecken, wohingegen unsere deutschen Nachbarn uns oft als unstrukturiert und unorganisiert wahrnehmen.
• Während in Serbien ein Gespräch durch Herzlichkeit und Jovialität gekennzeichnet ist, wird dieses in Schweden etwas kurz, knapp und kühl erscheinen. Und beides ist in Ordnung.

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Pünktlichkeit – eine Frage der Kultur

Sei pünktlich, egal wo du bist. Aber erwarte dies nicht immer und überall von deinem Gegenüber.

• Unsere Geschäftskollegen aus Deutschland sind lieber 5 Minuten zu früh als 1 Minute zu spät dran.
• In Frankreich und Italien kann es durchaus sein, dass man eine viertel bis halbe Stunde auf seinen Kollegen zu warten hat.
• Generell ist in Südeuropa das Zeitgefühl entspannter, man hetzt nicht, man lebt.
• In den USA hingegen ist das akademische Viertel unbekannt.

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Zeit ist ein wichtiger Faktor

Trotz einer pragmatischen und zielorientierten Einstellung beim Verhandeln solltest du dir Zeit nehmen, um Aussagen anschaulich zu erklären und eingehende Diskussionen führen zu können. Lass dich nicht unter Zeitdruck setzen!

Stell dich darauf ein, dass es bei Vertragsverhandlungen zu Zeitverlusten kommen kann und wird. Bei vielen Auslandsgeschäften läuft eben nicht alles wie zu Hause ab. Hier sind Flexibilität und ein gewisses Maß an Zeitreserven angebracht.

Folge den jeweiligen, regionalen Sitten – von Small-Talk bis zu gemeinsamen Abendessen – um der erwarteten Höflichkeit gerecht zu werden:

• In Italien, Frankreich, Spanien aber auch in Russland wird viel Zeit in den Aufbau einer persönlichen Beziehung investiert. Einige Minuten Smalltalk reichen dazu nicht aus. Einladungen zum Mittag- oder Abendessen bieten eine gute Gelegenheit, einander kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen.
• In Japan gibt es keine Entscheidung am runden Tisch. Zuerst wird immer im eigenen Team diskutiert, um einen Konsens zu finden.
• In den USA hingegen können Entscheidungen in Rekordzeit und direkt in gemeinsamen Meetings getroffen werden, wenn der Entscheidungsträger mit am Tisch sitzt.

Die Macht der non-verbalen Kommunikation

Diverse Studien zeigen, dass

• unsere Körpersprache 80 Prozent der Wirkung einer Kommunikation bestimmt.
• Klang und Variationen der Stimme mit etwa 13 Prozent eine etwas kleinere Rolle spielen.
• Worte die Kommunikation mit nur etwa 7 Prozent beeinflussen.

Achte daher auf deine Körpersprache – das gilt übrigens nicht nur im internationalen Umfeld.

Gesten sind ein Hilfsmittel der Kommunikation, um das eben Gesagte stärker zu betonen. Hier musst du jedoch vorsichtig sein!

• Ein Beispiel: Wenn Daumen und Zeigefinger in Kopfhöhe einen Kreis bilden, bedeutet dies in Deutschland oder Nordamerika „super“, in Spanien hingegen ist es eine obszöne Geste; in Belgien oder Frankreich bedeutet es, dass du dein Gegenüber für eine Null hältst.

So entstehen sehr schnell kulturell bedingte Fettnäpfchen, die nur mit aufwendigen Entschuldigungen und Erklärungen wieder gut zu machen sind. 

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Gesichtsverlust - NEVER!

Allgemein bekannt ist, dass vor allem in Ost-Asien darauf zu achten ist, dass das Gegenüber nicht sein „Gesicht verliert“. Das ist richtig, gilt aber bei weitem nicht nur für diese Region, sondern weltweit! Denn die Bedeutung von Gesichtsverlust (laut Duden) ist: Verlust an Ansehen/Wertschätzung. Und wie gut kann eine geschäftliche Beziehung laufen, wenn unser Gegenüber sich nicht wertgeschätzt fühlt oder denkt, sein Ansehen verloren zu haben?

• Vermeide daher alles, was zu einem Gesichtsverlust der anderen Seite führen könnte. Umschreibe – wenn unbedingt nötig – kritische Bereiche vorsichtig.
• Oft gibt es Lösungen, die dem Gegenüber einen Zwischenerfolg und damit einen teilweisen „Sieg“ überlassen.
• Umstrittene Punkte lassen sich auch nach der Präsentation diskutieren.
• In der Sache kann man hart und ausdauernd verhandeln, sofern man gleichzeitig sicherstellt, dass das Klima angenehm und freundschaftlich ist und auch so bleibt.
• Versuche nicht, mit Eiseskälte und Härte bestimmte Punkte durchzubringen sondern mit Ausdauer und Geduld.

TIPP: In Japan gehört es zur grundlegenden Höflichkeit, überreichte Visitenkarten ausführlich zu studieren und nicht einfach nur einzustecken.

Projekte effizient erarbeiten

Wie bereits erwähnt, empfinden Deutsche Österreicher oft als unstrukturiert, genauso geht es uns vielleicht mit Franzosen, und diesen dann wieder mit Italienern. Daher ist es immer notwendig, Projekte gemeinsam und im Detail zu erarbeiten, damit alle auf dem gleichen oder für sie notwendigen Wissensstand sind.

• Definiere zunächst die wesentlichen Eckpunkte („Key Terms“) und Meilensteine des Projekts, wie zum Beispiel bei einem Lizenzvertrag die Höhe und Art der Lizenzgebühren, die Exklusivität der Lizenz, das Vertragsgebiet, den Umsatz und das Know-how.
• Analysiere auch aus der Sicht des Anderen im Detail Vor- und Nachteile deines Angebots. Erkläre etwaige Wettbewerbsvorteile. Nutz bei Preis, Qualität, Lieferzeit etc. Vergleichsparameter wie Benchmarks oder Wettbewerbsanalysen.
• Stell Zeitplan, Meilensteine, To-Dos, Vorgehensweise etc. möglichst graphisch dar, um sprachlichen Missverständnissen vorzubeugen.
• Und auch hier gilt: Nimm dir Zeit, es lohnt sich!

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