Plötzlich Chef: Was zu bedenken ist, bevor du Mitarbeiter anstellst

Schritt 1: Formuliere die Aufgaben

Gerade für Unternehmen, die noch keine Mitarbeiter haben, ist diese Aufgabe oft eine große Herausforderung. Der oder die Selbständige haben bisher alles selbst gemacht und gewusst – und müssen nun quasi einen Teil Ihrer selbst abgeben.

Setz dich in Ruhe hin und analysiere:

• Welche Aufgabenbereiche gibt es?
• Zu welcher Zeit fallen welche Aufgaben an?
• Was davon täglich, was vielleicht nur wöchentlich oder monatlich?
• Ordne jeder Aufgabe ihren Zeitaufwand zu.

Dein Unternehmen ist einzigartig – es gibt hier kein Schema F!

Viel Kleinunternehmer möchten aus Kostengründen mit einer geringfügigen oder Teilzeitbeschäftigung starten. Bedenke aber: Ein neuer Mitarbeiter hat nicht das Know-how, das du als Gründer hast – er wird also länger für einzelne Aufgaben benötigen bzw. erst viel lernen müssen.

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EIN BEISPIEL: Du suchst jemanden, der Angebote schreibt. Das mag dir rasch von der Hand gehen, ein Assistent muss aber erst viel über das Unternehmen lernen, bevor er diese Aufgabe zu deiner Zufriedenheit ausführen kann.

Schritt 2: Hinterfrage, ob du zur Chefin, zum Chef geeignet bist

Als Chefin oder Chef musst du Entscheidungen treffen, Mitarbeiter motivieren, Konflikte aushalten und aufarbeiten. Du musst delegieren können. Du musst dir der Grenze zwischen dir und den Mitarbeitern bewusst sein. Und du trägst auch die Verantwortung für die Einhaltung einer Reihe von Gesetzen.

Geh in dich und überlege dir, welche der notierten Aufgaben du auch abzugeben bereit bist. Darf ein Mitarbeiter deine Buchhaltungszahlen kennen? Fühlst du dich wohl damit, wenn jemand anderes deine Stammkunden kontaktiert? Sei ehrlich zu dir! Vielen Kleinunternehmern fällt es anfangs schwer, Verantwortung zu delegieren.

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Schritt 3: Gruppiere Aufgaben zu einem Anforderungsprofil

Ordne nun einzelne Aufgaben zu einem Anforderungsprofil – immer im Bewusstsein, dass du bereit bist, diese Bereiche auch tatsächlich zu delegieren. Vor allem motivierte Mitarbeiter suchen rasch wieder das Weite, wenn sie sich langweilen oder unterfordert sind.

Schritt 4: Vergleiche dein Anforderungsprofil mit der Realität des Arbeitsmarkts

Du hast nun das Profil deines idealen Mitarbeiters – aber gibt es den tatsächlich auch am Arbeitsmarkt? Falls die gesuchte Person bestimmte Fähigkeiten mitbringen muss: Gibt es dafür überhaupt eine Ausbildung in Österreich? Wie lässt sich die Funktion beschreiben? Sei realistisch!

Vergleiche also dein Anforderungsprofil auch mit den gängigen Marktkriterien. Die meisten Kleinunternehmen suchen – nicht zuletzt aus Kostengründen – online nach Mitarbeitern. Bedenke: Auf den Plattformen werden deine Suchbegriffe verschlagwortet, damit sie von den Job-Kandidaten gefunden werden. Bei zu exotischen Suchanfragen läufst du Gefahr, dass dein Angebot kaum aufgerufen wird. 

Und: Du selbst bist dir natürlich nicht zu schade, jede Aufgabe in deinem Unternehmen zu übernehmen. Ein gut ausgebildeter Mitarbeiter wird aber wahrscheinlich nicht begeistert sein, wenn er neben seinen Marketingaufgaben auch den Boden reinigen soll.

Schritt 5: Prüfe, ob du die Rahmenbedingungen für einen Mitarbeiter erfüllst

Viele Kleinunternehmer haben ihren Arbeitsplatz in privaten Räumen: ein Schreibtisch im Wohn- oder Arbeitszimmer, ein Computer, ein Drucker – viel mehr ist oft nicht nötig.

Sobald ein Mitarbeiter da ist, ändert sich die Situation grundlegend. Ihr Unternehmen hat jetzt einen „offizielleren“ Charakter. Dein Mitarbeiter braucht einen Arbeitsplatz, einen Computer, ein Telefon, einen Raum für persönliche Dinge. Vergiss nicht auf die Kosten, die sich dadurch zusätzlich zu den Lohnkosten für dich ergeben.

Diese Punkte solltest du schon vor den ersten Jobinterviews klären: deine Bewerber wollen im Gespräch mit dir das Gefühl bekommen, dass es einen angemessenen Platz für sie gibt – und nicht mit Provisorien vertröstet werden.

Auch mag nicht jeder Mitarbeiter automatisch zum Teil der Familie werden. Überlege, was du gegebenenfalls ändern musst – und ob deine Suche zu deiner Arbeitssituation passt.

TIPP: Überlege, was etwas für einen Mitarbeiter attraktiv macht! Viele potentielle gute Mitarbeiter schreckt es ab, wenn die Rahmenbedingungen nicht passen!

Schritt 6: Kalkuliere, wie viel Zeit und Geld du für die Mitarbeitersuche aufbringen kannst

Hier verkalkulieren sich viele. Denn meist beginnt man mit der Mitarbeitersuche, wenn schon der Hut brennt und man nicht mehr weiß, wie man all die Aufträge abwickeln soll – und entsprechend knapp ist dann die Zeit, die man für Suche und Einschulung erübrigen kann.

Bedenke, dass du erst die oben angeführten Punkte klären musst, bevor du mit der eigentlichen Suche beginndz – die dann in der Regel zwei bis sechs Monate dauert.

Bedenke auch die Kosten für Inserate und die Zeit, die du für die Bewerbungsgespräche aufbringen musst – und in der du daher nicht produktiv sein kannst.

Wie viel Zeit du für die Einschulung kalkulieren solltest, hängt natürlich von der Art der Tätigkeit und der Position ab. Gute Mitarbeiter verdienen es, dass du dir dafür Zeit nimmst.

TIPP: Plane vorausschauend. Beginn mit der Mitarbeitersuche nicht erst, wenn gar nichts mehr geht.

Schritt 7: Pass deine Unternehmensstrukturen an die neue Situation an

Besonders beim ersten Mitarbeiter ergeben sich viele Fragen und neue Aufgaben, etwa: Wie soll die Ablage funktionieren? Welche Regeln gibt es im Umgang mit Kunden? Wie funktioniert die Abstimmung reibungslos?

Viele Kleinstunternehmen haben keine klar definierten Abläufe. Sobald aber ein Mitarbeiter da ist, muss ein System gefunden werden. Auch das ist oft eine Herausforderung: Nicht jeder Selbständige ist ein Spezialist für Betriebsorganisation.

Sieh der Tatsache ins Auge: Mit jedem Mitarbeiter fängst du von vorne an. Wie in einem Puzzle müssen alle Tätigkeiten, Vertretungen und Urlaube aber auch der Austausch von Wissen und Kommunikation verzahnt sein.

TIPP: Überleg vom Start weg, wie dein Wissen im Unternehmen bleibt. Wenn dich ein Mitarbeiter vielleicht nach fünf Jahren wieder verlässt: Bleiben dann etwa seine Kontakte in deinem Unternehmen? Oder sind die nur auf seinem privaten Handy gespeichert? Lassen sich alle Firmendaten bequem downloaden und mitnehmen? Führe geeignete Sicherheitsmaßnahmen ein!

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