Wann brauche ich Notfall-, Krisen- oder Business Continuity-Management?

Wer einmal einen Notfall oder eine Krisensituation hautnah miterlebt hat, weiß, wie rasch die eigene Existenz auf dem Spiel stehen oder das Wohl von Menschen gefährdet sein kann. Neben einem massiven Imageverlust in der Öffentlichkeit droht vielleicht auch noch das wirtschaftliche Ende.

Auch aktuell befinden wir uns inmitten einer Krise, ausgelöst durch die weltweite Corona-Pandemie. Das bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen davon betroffen sein muss. Es gibt durchaus Betriebe, deren Auftragslage sich durch den steigenden Bedarf an bestimmten Produkten verbessert hat. Jede Krise enthält zugleich auch Chancen.

Ein Plan für den Notfall

Doch viele Unternehmen sind stark durch Umsatz- und Absatzrückgänge, Beschränkungen in Produktion und Dienstleistung, innerbetriebliche Einschränkungen infolge von Corona-Auflagen und anderem mehr betroffen. Und genau für solche Situationen lohnt es sich, ein Notfall- und Krisenmanagementsystem bzw. ein Business Continuity-Management (Kontinuitätsmanagement) etabliert zu haben.

• Business Continuity-Management hilft Unternehmen, Institutionen oder Behörden, sich und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter systematisch und effizient auf plötzliche Störungen im täglichen Betrieb vorzubereiten und die Geschäftstätigkeit weiterzuführen oder rasch wieder aufzunehmen.
• Notfall- und Krisenmanagement konzentriert sich ausschließlich darauf, die akute Notlage oder Krisensituation zu bewältigen.   

Business Continuity-Management (Kontinuitätsmanagement)

Die Implementierung von Kontinuitätsmanagement, meist abgeleitet aus dem damit verbundenen Risikomanagement, kann aus verschiedenen Gründen notwendig sein, etwa durch

• Rechtliche Bestimmungen, wie z.B. für große Kapitalgesellschaften nach dem Unternehmensgesetzbuch oder nach dem Aktiengesetz für Aktiengesellschaften.
• Corporate Governance oder IT-Governance-Richtlinien, wie z.B. Österreichischer Corporate Governance Kodex.
• Diverse Normen, wie z.B.
  – ISO 9001 – Qualitätsmanagement
  – ISO 14001– Umweltmanagement
  – ISO 27001 – Informationstechnologie-Sicherheitstechnik
  – ISO 22301 – BCM-Managementsystem

Ein etabliertes System kann sich positiv auf Rating bzw. Bonität auswirken und gilt als Indiz für Risikobewusstsein im Unternehmen, in den Organisationen oder der Behörde.

Das Ziel des Kontinuitätsmanagement ist es, Maßnahmen auf zuvor vereinbarte Ziele auszurichten, notwendige Strukturen und Prozesse zu etablieren und notwendige Vereinbarungen für den Anlassfall zu treffen.

Beispiele für Business Continuity-Maßnahmen

• Identifizieren aller essentiellen Prozesse, Leistungen und Ressourcen, die für den Fortbestand des Betriebs notwendig sind (Business Impact-Analyse).
• Erkennen von Risiken, die mit Prozessen, Leistungen und Ressourcen in Verbindung stehen.
• Entwicklung von Maßnahmen, um die Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken zu reduzieren oder die Folgen des Schadensereignisses zu mildern.
• Überwachen, Evaluieren und laufendes Üben des gesamten Kontinuitätsmanagements sowie der Strukturen und Funktionen des Unternehmens.

Notfall- und Krisenmanagement

Die Unterscheidung zwischen Notfall und Krise hängt vom Ausmaß des tatsächlichen bzw. des zu erwartenden Schadens ab.

• Ein Notfall ist ein plötzliches und unvorhergesehenes Ereignis, das rasche Hilfe erfordert. Andersfalls droht ein noch größerer Schaden für Menschen, Prozesse, Umwelt oder Betrieb.
• Eine Krise entsteht oft aus einem Notfall heraus, der trotz definierter Abläufe und Maßnahmen nicht bewältigt werden kann.
• Auch Faktoren, die nicht im Einflussbereich des Unternehmens liegen, können eine Krise auslösen: Wir kennen wirtschaftliche, soziale oder politische Krisen ebenso wie die Folgen von Naturkatastrophen, Großunfällen, intentionalen Ereignissen (z.B. Terror, Geiselnahme, Amok) oder Pandemien.

Je nach Unternehmensgröße kann auch ein Krisenstab etabliert werden, der mit besonderen Befugnissen ausgestattet und in der Krise tätig wird.

Beispiele für Maßnahmen im Notfall- und Krisenmanagement

Es gilt, das Leben und die Gesundheit von Kunden, Mitarbeitern und der Bevölkerung sowie die Umwelt vor schädlichen Einflüssen zu schützen und die Aufrechterhaltung von systemkritischen Dienstleistungen sicherzustellen. Dazu gehören

• Identifikation möglicher Risiken und Ereignisse, die zu Notfällen führen können.
• Entwicklung von Notfallplänen zur bestmöglichen Bewältigung und Evaluierung von Aktualität sowie Vollständigkeit der berücksichtigten Ereignisse und der zugehörigen Bewältigungsstrategien.
• Eine zeitnahe, umfassende interne und externe Krisenkommunikation sowie Information an Mitarbeiter, Kunden und Öffentlichkeit.
• Maßnahmen, um Produkte und Dienstleistungen weiter anzubieten, bis hin zur Weiterführung des Unternehmens im Anlassfall.
• Vorbereitung von Organisation und internen Prozessen.
• Rasche Bewältigung des Notfall- oder Krisengeschehens sowie Überführung des Unternehmens zurück in den regulären Linienbetrieb.

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Fazit

Jedes Unternehmen möchte Notfälle und Krisen gut überstehen und bewältigen. Voraussetzung dafür ist, dass Ihr Betrieb widerstandsfähiger, beweglicher und anpassungsfähiger sowie belastbarerer gegenüber Bedrohungen wird, um unvorhersehbare Entwicklungen erfolgreich zu meistern.

Setzen Sie sich daher zeitgerecht mit Notfallmanagement, Krisenmanagement und Business Continuity-Management auseinander – und zwar, bevor Notfälle oder Krisen den Betrieb ins Wanken bringen.

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