Online zusammen­arbeiten: So bleibst du produktiv und entspannt

Zusammenarbeit quer über den Globus öffnet wirtschaftliche Türen, stellt uns aber auch vor Herausforderungen: Eine Fülle an verschiedenen Kommunikationstools, die womöglich auch noch parallel verwendet werden, überfordern uns; schnelle aufs Nötige beschränkte Kommunikation ruft oft mehr Fragen auf, als sie beantwortet; mangelnde menschliche Nähe sorgt für Missverständnisse und belastet die Kooperation. Wie kann dennoch gute Zusammenarbeit gelingen? Die folgenden fünf Tipps können helfen, entspannt und produktiv zu bleiben:

Werde dir der Gruppendynamik bewusst

Sobald Menschen zusammenkommen (egal ob privat oder beruflich), „passiert“ etwas: Sie reagieren aufeinander. Das bezeichnet man als Gruppendynamik. Ist man sich dessen bewusst, kann man diese Dynamik beeinflussen. Die US-Psychologin Ruth Cohn hat das Modell der themenzentrierten Interaktion (TZI) entwickelt, das dir auch helfen kann, deine Online Zusammenarbeit bewusst zu gestalten. 

Im Wesentlichen geht es darum, die Dynamik zwischen 

• ES (die Sache, der Unternehmensgrund), 
• ICH (die Individuen mit ihrer jeweiligen Persönlichkeit) und 
• WIR (die Kooperation der Individuen) 

unter Berücksichtigung des GLOBE (die Rahmenbedingungen) im Schwingen zu halten. 

Am Beispiel eines Online Meetings: 

• Die ICHs erhalten Zeit über Persönliches/Aktuelles zu sprechen und sich mitzuteilen (aber nie zu ausschweifend). 
• In Abständen werden Themen der Zusammenarbeit evaluiert und reflektiert (WIR). 
• Die Sachthemen (ES) kommen mittels Tagesordnung auf den Plan.

Wenn eine „Störung“ bemerkt wird (ein Widerstand, ein Missverständnis, etc.), dürfen wieder die ICHs und das WIR in den Vordergrund treten anstatt die Sachthemen einfach „durchzuboxen“. 

TIPP: Gerade wenn vieles online abläuft, dürfen Emotionen nicht übergangen werden! Emotionen sind sogar besonders wichtig, um die Beziehungsebene zwischen den Teammitgliedern auch auf Distanz zu pflegen.

Entwickle Kommunikationskultur

Ja, heute muss alles schnell gehen, aber müssen wir mitspielen? Überlege, was dir und deinem Team (oder deinen Kooperationspartnern) wichtig ist. Legt Kommunikations-Spielregeln fest, an die ihr euch gegenseitig erinnern dürft, und die auch gelebt werden. Also etwa 

• in welchem Zeitraum ihr auf Nachrichten antwortet,
• welche Medien ihr für die Kommunikation verwendet: Was wird per Email, per Messenger, per Telefon weitergegeben?
• die Art wie Nachrichten aufgebaut sind (Anrede, Verabschiedung, klare Botschaft, klare Aufgabenstellung, ?) 
• wie Meetings ablaufen,
• wie Informationen dokumentiert werden,
• nicht zuletzt: Wie wollt ihr miteinander umgehen? 

TIPP: Bleibt bei all dem „agil“! Will heißen: besser ins Tun kommen, ausprobieren und nachjustieren, als lange Diskussionen führen! 

Bemühe dich um klare Kommunikation

Auch wenn meistens gleichzeitig das Handy vibriert, der Messenger piepst und ein Mail in den Posteingang flattert – versuche Ruhe in deine Kommunikation zu bringen. Gerade wenn es hektisch zu werden droht, ist es wichtig, klar zu kommunizieren. 

• Überlege, was du kommunizierst: Was musss dein Gegenüber auf jeden Fall wissen? 
• Überlege, wie du kommunizierst: Ist es besser, dies jetzt per Telefon zu klären, eine E-Mail zu schicken oder ins Collaboration-Tool zu schreiben? 
• Versuche, dich kurz zu halten, schreibe aber dennoch alle nötigen Informationen, denn dein Gegenüber liest es zu einem anderen Zeitpunkt und weiß nicht, was du gerade so in deinem Kopf hast! 
• Formuliere klar und deutlich! Ist das eine Information, die zur Kenntnis genommen werden sollte oder eine Handlungsaufforderung? Wie sieht deine Erwartung an den anderen konkret aus? 
• Wenn du deine Nachricht an mehrere Empfänger sendest: Wer genau soll sich deiner Meinung nach dieser Sache annehmen? 
• Schreibe nicht für jeden Informationsfetzen eine Nachricht. Bemühe dich Informationen zu bündeln und in einer Mail zusammenzufassen.

Bei klarer Kommunikation übernimmst du Verantwortung für dein Tun und bist dir sicher bei dem was du tust – das sorgt in der Zusammenarbeit für Ruhe und Produktivität. 

TIPP: Wichtig ist die „Erlaubnis“, Rückfragen zu stellen. Gerade auf Distanz können leichter Missverständnisse entstehen. Fragen erhöhen die Qualität der Kommunikation!

Baue Konfliktbewusstsein auf

Mach dir bewusst, dass das geschriebene Wort oder das Telefonat nur einen bestimmten Informationsgehalt hat. Missverständnisse können leichter passieren, Ironie ist schwer zu transportieren, Untertöne können unterschiedlich interpretiert werden, etc. 

TIPP: Reagiere auf Anzeichen einer „atmosphärischen Störung“ zeitnah. Die Zeit dafür ist gut investiert, denn nicht beachtete Widerstände, Missverständnisse und Ähnliches bahnen sich ihren Weg, egal wie. Werden sie nicht gleich thematisiert, machen sie sich größer und stärker und treten später in Form von Konflikten an die Oberfläche. 

Manage Informationen sinnvoll 

Online-Zusammenarbeit gelingt besser, wenn Informationen gut verfügbar und der Zugriff darauf möglichst einfach ist. Überlege gut, welche Tools du verwendest und wie praktikabel diese in der Anwendung sind. 

TIPP: Sorge für übersichtliche Dokumentation von Ergebnissen, Aufgaben etc., denn virtuell lässt sich nicht so einfach von einem Schreibtisch zum nächsten fragen. Im schlimmsten Fall kommt es zu unübersichtlichen Messenger-Fluten. Wenn die wichtigsten Fakten gleich auffindbar sind, lässt es sich entspannter arbeiten. 

Resümee

Denke auch online an die menschliche Beziehungsebene, schaffe virtuelle Teeküchen! Achte bei Kommunikation auf die Qualität und sorge in dieser schnellen Zeit für Ruhe – dann klappt es bestimmt mit der produktiven und entspannten Online-Zusammenarbeit!

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