Registrierkasse: Das müssen Jungunternehmer wissen

Beleg ist Pflicht – immer!

Vorab: Alle Unternehmer/innen sind verpflichtet, für eine Barzahlung einen Beleg auszustellen und dem Käufer zu übergeben – unabhängig davon, ob sie von der Registrierkassenpflicht betroffen sind oder nicht. Der Käufer wiederum muss den Beleg entgegennehmen und ihn zumindest bis vors Geschäft mitnehmen – was die Finanzverwaltung auch kontrollieren darf.

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Einzige Ausnahme: Du lebst von Haus-zu-Haus Geschäften im Freien und setzt maximal 30.000 Euro pro Jahr um. Dann bist du berechtigt, die Losungsermittlung (sprich: den Kassasturz) vereinfacht durchzuführen und musst auch keine Belege ausstellen.

Was muss auf dem Beleg draufstehen?

Ein Beleg muss folgende Angaben enthalten:

1. Namen deines Unternehmens
2. Fortlaufende Nummer
3. Tag der Belegausstellung
4. Menge/handelsübliche Bezeichnung
5. Betrag der Barzahlung 

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Bei Unternehmen, die der Registrierkassenpflicht unterliegen, außerdem noch:

1. Kassenidentifikationsnummer (=über Finanzamt gemeldetes Kennzeichen der Registrierkasse) 
2. Uhrzeit der Belegausstellung
3. Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
4. maschinenlesbarer Code (QR)

Wer braucht eine Registrierkasse?

Du benötigst eine Registrierkasse, wenn du

• pro Jahr mehr als 15.000 Euro netto umsetzt

und

• deine Barumsätze 7.500 Euro netto pro Jahr übersteigen

Als Barumsatz gelten:

• Bargeld
• Bankomat- und Kreditkartenzahlungen
• Gutscheine
• Bons
• Geschenkmünzen
  (Hinweis: Der Kauf der Münzen gilt als Tausch von Zahlungsmitteln. Erst die Einlösung gilt als Bareinnahme, da erst hier der Umsatz erzielt wird.)

Wie ist das bei mobilen Berufen?

„Mobile Berufe“ sind jene, die ihre Leistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen: also zum Beispiel Hebammen, Friseure, Masseure, Fremdenführer und ähnliche.

Auch diese Unternehmer und Unternehmerinnen sind verpflichtet, eine Registrierkasse zu führen, allerdings gibt es für sie Erleichterung: Sie müssen die Registrierkasse nicht mit sich führen. Sie stellen bei Leistungserbringung einen Beleg aus und tragen die entsprechende Bareinnahme „ohne Verzögerung“ in der Registrierkasse nach, also sobald sie wieder im Betrieb sind.

Welche Funktionen muss eine Registrierkasse haben?

• Ein Datenerfassungsprotokoll (d.h. sie muss alle Belege und alle Details dazu speichern können) und einen Drucker um Zahlungsbelege zu erstellen. Alternativ zum Belegdrucker auch eine Software zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen.
  
  
• Sie muss mit dem frei verfügbaren Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 ausgestattet sein.
  
  
• Jede Registrierkasse muss einer eindeutigen Kassenidentifikationsnummer im Unternehmen zugeordnet werden können.
  
  
• Die Kasse muss über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit verfügen. Wenn die Kasse das erste Mal in Betrieb genommen wird, muss eine Registrierung über FinanzOnline durchgeführt werden. Dabei werden ein Datenerfassungsprotokoll sowie der erste „Nullbeleg“ erstellt.
  
  
• Aufbereitung des maschinenlesbaren Codes: Die Signatur ist auf dem zugehörigen Beleg als maschinenlesbarer Code auszudrucken und im Datenerfassungsprotokoll mit den Belegdaten dauerhaft zu speichern.
  
  
• Die Kasse muss einen Summenspeicher haben, d.h. die in der Registrierkasse erfassten Barumsätze sind laufend aufzusummieren (Umsatzzähler) und an jedem Monatsende müssen die Zwischenstände des Umsatzzählers ermittelt werden (Monatszähler).

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