Second Hand für's Büro: Was du steuerlich beachten musst

Gebrauchtes liegt im Trend. Es ist günstiger, nachhaltiger und meist auch individueller. Wer auf willhaben, ebay & Co einkauft, muss aber einiges beachten, damit der Einkauf auch steuerlich geltend gemacht werden kann.

Einkommensteuer

Angenommen, du kaufst einen Schreibtisch für dein Büro auf willhaben.at. Dann benötigst du irgendeine Art von Beleg, um die Kosten dafür als betriebliche Ausgabe in deiner Einkommensteuererklärung geltend machen zu können.

Tipp: Drucke dir die Anzeige aus, aus der die Beschreibung und der Preis sowie die Kommunikation mit dem Verkäufer hervorgeht. Lass dir vom Verkäufer auf diesem Ausdruck schriftlich bestätigen, dass er den entsprechenden Betrag von dir erhalten hat.

Umsatzsteuer

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Verkäufe und Käufe auf Anzeigenportalen sind normalerweise Privatverkäufe, bei denen keine Rechnung ausgestellt wird. Wenn du daher den Schreibtisch um 200 Euro kaufst, bezahlst du keine Umsatzsteuer und kannst dir dann natürlich auch keine Vorsteuer abziehen!

ACHTUNG:

• Wenn du gebrauchte Gegenstände aus deinem Unternehmen verkaufst – z.B. ausgemusterte Büroschränke, Computer, Monitore – dann musst du als Unternehmer auf jeden Fall Umsatzsteuer verrechnen.
• Wenn du aber etwas privat verkaufst, lass dich nicht dazu hinreißen, Umsatzsteuer-Rechnungen auszustellen. Denn wenn du das tust, musst du die erhaltene Umsatzsteuer auch an das Finanzamt abführen.

Abschreibung

Bei größeren Anschaffungen gilt es auch, die Abschreibungsdauer festzustellen. Für PKWs und Kombis gibt es eine gesetzlich festgelegte Nutzungsdauer von 8 Jahren.
Wenn du also etwa einen gebrauchten PKW kaufst, musst du  herausfinden, wie lange dieser bereits genutzt wurde. Das Datum der Erstzulassung lässt sich meist recht einfach durch einen Blick in den Zulassungsschein feststellen.

• Die gesetzliche Nutzungsdauer abzüglich der Jahre, in denen das Fahrzeug bereits genutzt wurde, ergibt die Restnutzungsdauer. Diese ist für dich relevant.

Ein Beispiel: Du kaufst am 15. Jänner 2018 einen gebrauchten Ford, der erstmals im Februar 2013 zugelassen wurde um 12.000 Euro. Dieser PKW wird normalerweise auf 8 Jahre abgeschrieben:
Bereits abgeschriebene Jahre: 5 (2013-2018)
Noch abschreibbare Jahre = Restnutzungsdauer: 3 (2018-2021)

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Das heißt: Du kannst bis 2021 jährlich eine Abschreibung von 4.000 Euro (12.000 / 3 Jahre) geltend machen. Wenn du das erworbene Gebrauchtfahrzeug noch im ersten Halbjahr in Betrieb nimmst, steht dir die Ganzjahresabschreibung in Höhe von 4.000 Euro zu.

Keine Abschreibung

Eine Abschreibung ist nur bei abnutzbarem Anlagevermögen möglich. Der durch die Nutzung bedingte Wertverlust ist in Form der jährlichen oder halbjährlichen Abschreibung als Betriebsausgabe steuerlich geltend zu machen.

Daher können Antiquitäten oder Kunstgegenstände wie Gemälde, Skulpturen oder Wandteppiche nicht abgeschrieben werden: Sie verlieren durch die Nutzung ja nicht an Wert. Wenn du daher Kunstgegenstände – etwa alte Möbel, Bilder oder Skulpturen – für die Ausstattung deines Büros oder deiner Ordinationen kaufst, musst du auf eine Abschreibung verzichten.

• Als Antiquität definiert das Steuergesetz einen Gegenstand, der älter als 150 Jahre ist oder dem aufgrund der Herkunft aus einer besonderen Stilepoche (z.B. Möbelstücke aus der Zeit des Jugendstils) ein besonderer Wert zukommt.

ACHTUNG: Bei Antiquitäten ist auch eine Angemessenheitsgrenze der Höhe nach zu berücksichtigen. Maßgeblich für die Höhe des Betrags ist der Vergleich mit einem zweckentsprechenden (qualitativ hochwertigen) neuen Möbelstück oder Einrichtungsgegenstand (z.B. Schreibtische oder Schränke), das eine entsprechende Funktion erfüllt. Ergibt ein derartiger Vergleich, dass die Anschaffungskosten der Antiquität um mehr als 25 % höher sind, ist der 100 % übersteigende Betrag als unangemessen auszuscheiden. Die Angemessenheitsprüfung der Höhe nach unterbleibt bei Anschaffungskosten bis max. 7.300 Euro.

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