1. Schreib Tages- oder Wochenpläne
Mach dir jeweils am Vorabend für den nächsten Tag oder am Freitagnachmittag für die kommende Woche Gedanken über das, was zu erledigen ist. Berücksichtige dabei, dass auch unvorhersehbare Herausforderungen auf dich zukommen können, auf die du flexibel reagieren musst. Eine To-do-Liste sollte darum kein starres Konstrukt sein, sondern dir immer die Möglichkeit offen lassen, neue Arbeiten mit aufzunehmen.
2. Ordne deine „To-dos“ nach Prioritäten
Aufgaben, die noch erledigt werden müssen, gibt es sicherlich einige in deinem Berufsalltag. Und heruntergeschrieben sind diese schnell. Die Kunst ist es allerdings, die „To-dos“ in die richtige Reihenfolge zu bringen, damit du sie effizient abarbeiten kannst.
Stell dir daher folgende Fragen:
- Welche Aufgabe muss besonders dringend abgeschlossen werden?
- Was kann noch liegen bleiben? Wie lange kann es noch liegen bleiben?
- Gibt es Aufgaben, die du an andere delegieren kannst?
- Welche Tätigkeiten kannst du ganz einfach hintereinander abarbeiten?
TIPP: Achte darauf, zwischen zwei sehr konzentrationsintensiven Aufgaben eine Routinearbeit zu legen.
3. Lege Deadlines fest
Überlege, wann die einzelnen Arbeiten spätestens fertig sein müssen und nimm diese Deadlines in deine To-do-Liste auf.
Das ist besonders wichtig, wenn du zum Perfektionismus neigen. Perfektionisten neigen dazu, sich bereits abgeschlossene Aufgaben wieder und wieder vorzunehmen, weil sie möglicherweise doch noch ein paar kleine Verbesserungen vornehmen könnten. Unterm Strich werden die Ergebnisse zwar nicht besser, aber du vergeudest unglaublich viel Zeit, die du in andere Aufgaben investieren kannst. Die Deadlines helfen dir dabei, Arbeiten wirklich konsequent abzuschließen.
Wichtig ist auch, dass du Deadlines realistisch planst. Vielleicht gibt es dir den nötigen Anstoß, wenn du siehst, dass eine Aufgabe in absehbarer Zeit erledigt sein muss. Doch zu knapp kalkulierte Deadlines setzen dich unnötig unter Druck und bereiten dir Stress. Berücksichtige mögliche Störungen und plane Puffer mit ein. So vermeidest du, dass du in Verzug gerätst und deine To-do-Liste hinfällig wird, weil sich auch die Deadlines der nachfolgenden Arbeiten nicht einhalten lassen.
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4. Kalkuliere den Zeitaufwand
Weisst du, wie lange deine täglichen Aufgaben dich in Anspruch nehmen? Wenn nicht, beginn ab sofort damit, den Zeitaufwand schriftlich festzuhalten. Denn in deiner To-do-Liste solltest du auch dies mit angeben, damit du weisst, wie lange du dich mit welchen Arbeiten befasst.
5. Plan Pausen ein
Kein Mensch kann dauerhaft ohne Verschnaufpausen konstruktiv arbeiten. Leg in deiner To-do-Liste darum fest, wann du die Arbeit Arbeit sein lässt und dich für ein Mittagessen oder einen schnellen Kaffee zurückziehst.
6. Mute dir nicht zu viel zu
Du weisst selbst am besten, wie viel Arbeit du tatsächlich an einem Tag erledigen kannst. Horch bei der Erstellung deiner To-do-Liste immer in dich hinein, ob du die selbst auferlegten Arbeiten auch wirklich alle schaffen kannst. Denn es ist niemandem geholfen, wenn du dich überfordert fühlst.
7. Hake ab
Es ist ein gutes Gefühl, die Liste zur zu Hand nehmen und zu sehen, was du schon alles erledigt hast. Das motiviert für neue Aufgaben. Vergiss also nicht, bereits Erledigtes abzuhaken.
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damit wir dein Konto freischalten.
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