Kunde zahlt nicht? So reagierst du richtig

Außenstände bei den Zahlungen der Kunden können zu unangenehmen Liquiditätsengpässen führen. Deshalb gilt: Zögere nicht zu lange. Statt Mutmaßungen anzustellen, setz

Schritt 1: Greif zum Telefon.

Versuch in einem persönlichen Gespräch zu klären, warum die Rechnung noch nicht beglichen wurde.

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Zur Vorbereitung:

1. Unterlagen bereitlegen: Was wurde vereinbart, was wurde wann geliefert, gab es Verzögerung, wenn ja warum? So kannst du eventuelle Einwände rasch überprüfen.
2. Szenarien überlegen: Welche Aussagen könnten kommen, wieso nicht gezahlt wurde? Bereite dich auf etwaige Ausreden vor, indem du dir entsprechende Gegenargumente zurechtlegst.
3. Keep cool: Es geht um das dir zugesagte Entgelt für eine bereits erfolgte Leistung oder Lieferung. Du kannst durchaus bestimmt auftreten, bleib aber immer höflich und freundlich. Natürlich kann es passieren, dass ein Gespräch emotionell wird. Lass dich nicht mitreißen und nimm eventuelle Angriffe nicht persönlich!

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Schritt 2: Stell Fragen – und höre zu!

Weise auf die ausstehende Zahlung hin. Versuch herauszufinden, warum die Rechnung nicht bezahlt wurde. Unter Umständen erhältst du wertvolles Feedback, ob in deinem Unternehmen Änderungsbedarf etwa beim Versand oder dem Mahnwesen besteht. Oder ob deine Leistungen oder Waren Mängel aufweisen.

Schritt 3: Reagiere professionell

• Die Rechnung wurde verlegt oder vergessen? Setz eine Nachfrist von fünf Tagen. Wenn die Rechnung nicht gefunden wird, schick sie umgehend noch einmal per E-Mail an deinen Ansprechpartner. Setz auch hier eine Nachfrist.

• Der Kunde war unzufrieden mit der Leistung oder der Lieferung? Kläre, ob wirklich ein Mangel vorliegt und wie sich dieser äußert. Schlag eine Behebung der qualitativen Mängel vor. Gleichzeitig setz eine Nachfrist. Diese muss natürlich davon abhängen, wie schnell du in der Lage sein wirst, die Mängel zu beheben. Setz dabei auf deine Erfahrung und versprich keine voreiligen, kürzeren Zeiträume als „Zufriedenstellungs-Versuch“.

• Dein Kunde hat Zahlungsschwierigkeiten? Triff eine Ratenvereinbarung.

TIPP: Mach dir Notizen. Fertige nach dem Gespräch ein Gedächtnisprotokoll an. Darauf kannst du dich beziehen, sollten mehr Anrufe oder Mahnungen notwendig sein.

Schritt 4: Schick eine Mahnung

Der Kunde zahlt trotz des – von deiner Seite aus als gut empfundenen – Telefonats nicht, und du denkst an Mahnung oder sogar an rechtliche Schritte? Entgegen landläufiger Meinung musst du keine Frist verstreichen lassen und auch keine bestimmte Anzahl an Mahnungen schicken, bis du gerichtlich vorgehen kannst. Sobald die Zahlung fällig ist und nicht bezahlt wird, kannst du als Unternehmer dem Gesetz nach sofort auf Zahlung klagen. Üblich ist es allerdings, eine Klage zunächst anzukündigen und eine letzte Frist für die Zahlung zu setzen.

Schritt 5: Im Notfall zum Rechtsanwalt

Bis zu einem Streitwert von 5.000,–  Euro ist die Vertretung durch einen Rechtsanwalt gesetzlich nicht erforderlich. Bei mehr als 5.000,– Euro musst du für das Verfahren verpflichtend einen Rechtsanwalt hinzuziehen. Dies nennt sich Anwaltszwang.

Die Investition in eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt ist natürlich schon bei der Gestaltung eines Vertrages möglich und für die Abfassung deiner AGB (allgemeinen Geschäftsbedingungen) anzuraten. Die Profis helfen, schon vorab potentielle Fallstricke zu erkennen und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, bevor diese überhaupt entstehen.

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