Wege aus dem Chaos: So organisierst du dich besser

1. Tritt einen Schritt zurück

Dein Schreibtisch quillt über, ein Termin jagt den nächsten und zusätzlich musst du zahlreiche E-Mails beantworten und irgendwie das Tagesgeschäft stemmen? Um die Situation analysieren zu können, musst du gedanklich zunächst einen Schritt zurücktreten. Nimm dir Zeit, um genau hinzuschauen, warum du gerade in Arbeit versinkst.

• Sind neue Aufgaben hinzugekommen?
• Hast du mehr Aufträge angenommen, als du überhaupt bearbeiten kannst?
• Mit welchen Arbeiten hältst du dich besonders lange auf?

Kannst du diese Fragen für dich beantworten, hast du bereits einen wichtigen Schritt in Richtung Arbeitsorganisation unternommen.

2. Setz Prioritäten

Bei dem Weg raus aus dem Chaos hilft es dir, mit Bedacht vorzugehen. Sortiere alle Aufgaben hinsichtlich ihrer Prioritäten. Leg fest, welche Arbeiten warten können und welche schnell erledigt werden müssen. Ein Kunde erwartet in der Regel nicht, dass du alles sofort umsetzt. Leg daher schon beim Formulieren des Angebotes ein Augenmerk darauf, den Leistungszeitpunkt realistisch festzulegen.

3. Erstell To-do-Listen

Wer viel im Kopf hat, vergisst auch viel. Schreib dir die zu erledigenden Aufgaben daher gemäß ihrer Gewichtung auf. Arbeiten, die schnell umgesetzt werden müssen, stehen auf deiner Liste ganz oben. Um noch mehr Klarheit und einen noch besseren Überblick zu erhalten, ist es genau, wann welches Projekt fertig sein muss und kannst entsprechend planen. 

4. Gewinn Zeit durch Outsourcing

Die monatliche Buchhaltung kostet dich viele Stunden? Die Pflege deiner Unternehmenshomepage ist zu zeitintensiv? Lagere Aufgaben, die besonders aufwendig sind, aus. Auf diese Weise schaffst du Freiräume. Diese Investition lohnt sich häufig. Denn auch, wenn du in das Outsourcing bestimmter Aufgaben Geld investieren musst, gewinnst du auf der anderen Seite Zeit, in der du wiederum Geld mit deiner eigentlichen Arbeit verdienen kannst.

5. Plan Pausen ein

Kein Mensch kann rund um die Uhr arbeiten. Und besonders, wenn du im Chaos zu versinken drohst, brauchst du Pausen. Denn wenn deine Gedanken permanent um die Arbeit und die noch offenen Aufgaben kreisen, ist deine Produktivität stark eingeschränkt.

Plan Pausen daher ganz bewusst ein und nutze die freie Zeit dafür, Dinge zu unternehmen, die mit deinem beruflichen Alltag nichts zu tun haben. Geh beispielsweise in deiner Mittagspause spazieren, trink einen Kaffee an der frischen Luft oder unternimm andere Dinge, die dir dabei helfen, den Kopf im wahrsten Sinne des Wortes frei zu bekommen. Wenn du dann wieder ans Werk gehst, bist du voller Tatendrang.

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6. Plan vorausschauend

Wenn du die Anfrage für einen Auftrag bekommst, überlege zunächst, ob du diesen tatsächlich annehmen kannst oder ob er dein Zeitkontingent sprengt. Natürlich verlierst du möglicherweise einen Kunden an die Konkurrenz, wenn du ablehnst. Auf der anderen Seite kann es jedoch sein, dass du den Auftrag unter Druck nicht sorgfältig genug erledigen kannst oder andere Arbeiten zu kurz kommen.

Plan daher immer ausreichend viele Puffer ein und berücksichtige, dass Verzögerungen dir in die Quere kommen. Schließlich kann auch bei einer lückenlosen Planung etwas schiefgehen, was du gar nicht zu verschulden hast. Etwa dann, wenn du in deinem Produktionsprozess auf die Leistungen Dritter angewiesen bist. Berücksichtigst du Fälle wie diese, bist du auf der sicheren Seite und unerwartete Verzögerungen bringen dich nicht ins Schleudern.

Um außerdem zu verhindern, dass Kunden mit aufwendigen Nachbesserungswünschen auf dich zukommen, obwohl du einen Auftrag eigentlich längst ad acta gelegt und neue Projekte angenommen hast, sind Allgemeine Geschäftsbedingungen notwendig. Regle in diesen, in welcher Form du Nachbesserungen durchführst. So legst du die Spielregeln selbst fest und erlebst keine negativen Überraschungen. Und dann setzt du diese Bedingungen auch durch und knickst nicht dem Kunden zuliebe ein.

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