Mehrere Dinge gleichzeitig erledigen, funktioniert mehr schlecht als recht – egal, ob privat oder beruflich. Die Wissenschaft hat längst nachgewiesen, dass der Mensch eigentlich nur eine Aufgabe auf einmal bearbeiten kann. Zudem ist das Jonglieren zwischen unterschiedlichen Aufgaben auf die Dauer alles andere als gesund.
Natürlich, wir alle können wunderbar gleichzeitig Kaffee trinken und Zeitung lesen oder Joggen und Musik hören. Doch das fällt nicht unter Multitasking. Denn nicht beide Handlungen erfordern die gleiche Aufmerksamkeit. Sobald Reaktionen und Entscheidungen gefragt, wird aus dem Neben- zwangsläufig ein Nacheinander. Das heißt: Wer zwei Aufgaben von gleicher Qualität parallel erledigt, schaltet zwischen ihnen hin und her. Und das geht nicht ohne Reibungsverluste. Die Folge: Wir fühlen uns gestresst.
Durch das Aufgaben-Hopping leidet die Effizienz. Wer zum Beispiel 50-mal am Tag und häufiger seine E-Mails checkt, dem bleibt wenig Zeit, produktiv zu sein. Denn das bedeutet rund alle 10 Minuten eine Unterbrechung. Dazwischen schaffen die meisten nicht viel. So entsteht schnell das Gefühl, sich den ganzen Tag abgestrampelt und trotzdem nichts erledigt zu haben. Doch der Stress durch Multitasking lässt sich vermeiden – mit diesen Tipps:
Mach richtig Pause
Wenn du das Gefühl hast, dringend eine Pause zu brauchen, ist es meistens schon zu spät. Lass es nicht so weit kommen: Beuge Erschöpfungserscheinungen durch rechtzeitige Unterbrechungen vor. Am besten, indem du Pausen gleichmäßig über den gesamten Arbeitstag verteilst. Dabei gilt: Lieber viele kurze Pausen als eine lange.
Agiere nicht kopflos
Bei einer Arbeitsunterbrechung neigen die meisten Menschen dazu, die neue Aufgabe vorzuziehen, um danach mit der ursprünglichen Tätigkeit fortzufahren. Doch ist das wirklich klug? Eigentlich nicht. Studien haben gezeigt, dass sich durch den ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Aufgaben die Bearbeitungszeit deutlich verlängert. Überlege deshalb in derartigen Situationen, wie wichtig die zusätzliche Aufgabe wirklich ist. Aufwand und Ertrag, den Unterbrechung und Wiederaufnahme der ursprünglichen Tätigkeit bereiten, sollten in einem angemessenen Verhältnis stehen.
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Entlaste deine eigene Festplatte
Manch ungeplante Aufgabe duldet keinen Aufschub und muss sofort erledigt werden. Nicht selten stellt man aber danach fest, dass in der Zwischenzeit bereits erarbeitete Sachverhalte des ursprünglich bearbeiteten Vorgangs wieder in Vergessenheit geraten sind – ähnlich einem Computerabsturz ohne Zwischenspeicherung. Das ist ärgerlich und macht doppelt so viel Arbeit. Abhilfe leistet hier der gute alte Notizzettel. Notiere wichtige Gedanken und Überlegungen, bevor du dich der neuen Aufgabe zuwendest. So läufst du nicht Gefahr, wirklich Wichtiges zu vergessen. Und noch ein Tipp: Wende dich nach einer Unterbrechung so schnell wie möglich wieder der ursprünglichen Aufgabe zu. Denn je mehr Zeit dazwischen verstreicht, desto schwerer fällt die Wiederaufnahme und desto leichter kannst du wichtige Informationen vergessen.
Nutz den Ausschalter
Verschaff dir E-Mail-freie Zeitfenster für konzentriertes Arbeiten. Du musst dich nicht von eingehenden Nachrichten und begleitenden Klingeltönen oder optischen Signalen unterbrechen lassen. E-Mail-Programme lassen sich in der Regel so einstellen, dass die Nachrichten entweder manuell oder nur in bestimmten – vom Nutzer definierten – Zeitintervallen vom Server gezogen werden. Und auch Benachrichtigungen für neue E-Mails selber lassen sich am PC ausschalten.
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damit wir dein Konto freischalten.
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