Rein statistisch verbringen wir 30% bis 70% (!) unserer Arbeitszeit in Meetings. Selten zu unserer Zufriedenheit. – Mehr als 2/3 der Führungskräfte halten Meetings für unproduktiv! (Quelle: t3n.de)
Neben schlechter Vorbereitung und fehlender Moderation sind schwierige Teilnehmer:innen die größte Frustrationsquelle in Besprechungen. Doch wer lernt, hinter die Fassade dieses Verhaltens zu blicken, gewinnt oft wertvolle Ideenlieferanten und verbessert das Arbeitsklima nachhaltig.
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Unternehmenskultur
Wer in seinem Unternehmen grundsätzlich einen respektvollen und wertschätzenden Umgang miteinander pflegt, legt bereits einen Grundstein für angenehme Meetings. Wenn Mitarbeiter:innen regelmäßig die Gelegenheit haben, Feedback zu geben (auch an Vorgesetzte!) und zu erhalten, werden emotionale Befindlichkeiten seltener in Meetings getragen.
Wohlwollendes Klima
Wir sind alle nur Menschen. Auch wenn wir professionell agieren, bringen wir alle unseren emotionalen Rucksack mit. Wenn wir freundlich und wohlwollend empfangen werden, eine angenehme Atmosphäre vorfinden, wird es uns leichter fallen, uns produktiv in die Gruppe einzubringen.
Nutzen klarmachen
Wenn nur jene Teilnehmer:innen im Meeting sitzen, die einen Nutzen aus dieser Zusammenkunft ziehen, wird das Engagement steigen und das Ergebnis besser. Bedenke dies bei der Vorbereitung und lade gegebenenfalls Teilnehmer:innen nur zu relevanten Tagesordnungspunkten ein.
Fehler passieren
Ein gelassener, produktiver Umgang mit Fehlern – Analyse und Aufarbeitung ohne Schuldzuweisung – motivieren Mitarbeiter:innen, sich aktiv einzubringen und steigern die Innovationsbereitschaft.
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Was brauchen schwierige Teilnehmer:innen?
Bevor wir Teilnehmer:innen als „schwierig“ brandmarken, sollten wir uns fragen: Stören sie nur uns persönlich oder hindern sie die Gruppe am Arbeiten? Wenn sie die Gruppe stören, sollten wir – sofern wir dazu z.B. als Sitzungsleiter:in befugt sind – eingreifen.
- Persönliche Angriffe & Abwertungen: Mache eindeutig klar, dass so ein Verhalten nicht akzeptiert wird und bring das Gespräch auf die Sachebene zurück.
- Diven: Würdige das besondere Talent der Diva – wenn geht vor der Besprechung! Gib ihr das Gefühl, wahrgenommen und wertgeschätzt zu werden. Und dann lenke ihre Energie auf das gemeinsame Ziel!
- Streitsüchtige & Ausfrager: Kehre die positiven Aspekte bei negativen Beiträgen hervor. Versachliche die Fragen und gib sie an die Gruppe weiter.
- Alleswisser: Erfahrung und Wissen der Person wertschätzen, sie aktiv um Stellungnahme bitten, ihre Kritik in eine Frage umformulieren.
- Redselige: Taktvolles Unterbrechen erlaubt. Würdige die Beiträge und bitte aus Rücksicht auf die knappe Zeit und im Sinne der Gruppe um kürzere Beiträge. Manchmal ist auch eine generelle Redezeitbeschränkung sinnvoll.
- Kasperln: Sofern sich die „lustigen“ Beiträge im Rahmen halten, den Beitrag zur Auflockerung würdigen, so lange es im Rahmen bleibt. Gegebenenfalls zurückführen zum Thema.
- Irrelevante Beiträge: Überprüfen, warum der oder diejenige dabei ist. Ist er/sie unvorbereitet oder unnütz? Notfalls 4-Augen-Gespräch!
- Schüchterne, Stille, Desinteressierte: Loben und miteinbeziehen, nach seinen/ihren Stärken suchen, Gruppenarbeit in Kleingruppen oder Abfrage im Kreis (= alle Meinungen werden in der Sitzreihenfolge abgefragt)
Fünf schnelle Tipps
So bindest du schwierige Teilnehmer:innen produktiv ein
- Wertschätzen
- Beschäftigen: Gib schwierigen Teilnehmer:innen eine Aufgabe: Protokoll, Zeitmanagement, Flipchart-Notizen, ...
- Paraphrasieren: Sie haben gesagt, dass ...
- Durch Rückfragen Ungereimtheiten klären bzw. Diskussion versachlichen: Wie haben Sie das gemeint? Was genau, wann genau, mit wem, ...
- Umstrittenes an die Gruppe delegieren: Was halten Sie von diesem Vorschlag? Sehen Sie das auch so?
damit wir dein Konto freischalten.
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